En arkivskapelse

Denne høsten pågår et omfattende ordningsarbeid i regi av Halden historiske Samlinger. I samarbeid med Kirkevergen og Statsarkivet i Oslo ordnes arkivsaker etter en mengde kirkelige organer i Halden og omegn. En rekke klassiske problemstillinger i det praktiske arkivarbeidet har blitt eksponert. Arkivsakene levde på grunn av flytting en usikker tilværelse, og i utgangspunktet fantes ikke midler til ordning.  Takket være museets og kirkevergens ansvar ved å stille personellressurser til disposisjon blir nå materialet sikret og ordnet. Papirene var til dels kraftig rotet sammen, tidsperioden og kronologien var usikker, det forelå en rekke løse dokumenter uten sammenheng, saksmapper var ikke samlet men lå igjen i arkivskap, og noe var åpenbart på vei til et sted man ikke bør oppbevare arkivsaker. I denne uoversiktlige haugen av kirkelige etterlatenskaper var det bare å brette opp ermene og skape sikkerhet og orden.  En arkivfaglig skapelsesprosess langt ut over seks dager. Første trinn var å etablere en oversikt over hvilke organer arkivene kom fra og grovsortere etter det. Det viste seg snart at det er minst 15 ulike arkivskapere fordelt på fire hovedtyper: Sogneprester, lekmannsorganer (menighetsråd og fellesråd), kirketilsyn og kirkeverge.  Etter prestene er det mest journaler og saksarkiv etter nøkkel, etter menighetsrådene vedtaksprotokoller, saksarkiv og korrespondanse. Deretter satte den mest langvarige delen av arbeidet inn: Ta bort overflødige trykksaker og rundskriv (begrensning), fjerne uønskede elementer som binders, strikk og plast, sjekke at innholdet i mapper stemmer med klasseringen (noe som ikke alltid var tilfellet) og periodisere saksarkivet. En utfordring har vært å etablere hvilken arkivnøkkel som gjelder til hvilket tidspunkt. Deretter ble materiale i permer overført til mer velegnede mapper og arkivbokser. Endelig ble det undersøkt at det ikke ligger duplikater som svulmer opp arkivet.  Når denne praktiske jobben er gjort gjenstår ennå ordningen etter type materiale innad i hvert enkelt arkiv. Til slutt skal lister skrives og oversikter lages. Tidsperioden er hovedsakelig fra mellomkrigstiden og frem til i dag.  Man finner materiale om mange sider ved kirkelig forvaltning, kirkebygninger og utstyr, kontakter med det frivillige miljøet,  gudstjenesteordning, soknegrenser, kirkelige stillinger, kirkegårdsforvaltning og det kirkelige livet og menighetsspørsmål generelt. Det alt vesentlige skal etter retningslinjene avleveres Statsarkivet i Oslo når det er ferdig ordnet. Der blir det tilgjengelig for interesserte etter normale regler.  Detaljerte kataloger vil gi godt innblikk i innholdet. Den totale mengden vil ventelig bli ca. 20 hyllemeter. Når du bruker arkivsakene eller søker informasjon tenker du kanskje ikke på at det bare er toppen av isfjellet. Til grunn for muligheten og resultatet ligger en ofte lang og omstendelig prosess med stor innsats for at dette skal bli tilgjengelig og brukbart i ordets egentlige forstand. James Ronald Archer arkivar/førstekonservator NMF, Halden historiske Samlinger